Приемка товара покупателем должна проходить примерно так:
- сверяем товар с накладной;
- выявляем расхождения;
- подписываем накладную;
- сдаем документы бухгалтеру для внесения в учетную систему.
Но покупатели часто нарушают правила приемки товара, установленные договором или обычаями делового оборота. В результате поставщик получает право отказаться от замены брака или не признавать недостачу.
Как принимать товар по количеству и качеству
Сроки приемки товаров по количеству и качеству
Срок приемки устанавливают в договоре поставки. Если в договоре сроков нет, то в случае спора суды применяют инструкции Госарбитража П-6, П-7, признавая их «обычаями делового оборота».
По инструкциям сроков множество: для приемки на складе поставщика при самовывозе, для приемки при ж/д-перевозке, при доставке товара в таре, для скоропортящегося. Разберем сроки при доставке товара на склад покупателя по правилам инструкций П-6, П-7.
По количеству покупатель обязан принять товар:
В момент получения, если товар без тары, в открытой или поврежденной таре.
В момент получения по весу брутто (с тарой), количеству мест и не позднее 10 дней по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар в исправной таре.
Не позднее 24 ч по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся в исправной таре.
По качеству и комплектности покупатель обязан принять товар:
– не позднее 24 ч для скоропортящихся продуктов;
– не позднее 10 дней, если поставщик находится в том же городе;
– не позднее 20 дней, если поставщик иногородний;
– для районов Крайнего Севера сроки дольше.
Как сверять количество товара
Приемку товара проводят по товаросопроводительным документам. Как правило, это товарно-транспортная накладная и счет-фактура (если работаете на НДС) либо универсальный передаточный документ (УПД). Документы бывают на бумаге и электронные.
Перед тем как ставить подпись на документах поставщика, примите товар по количеству. Этапы приемки товаров:
- Пересчитайте товар.
- Взвесьте его, если по документам он измеряется в килограммах, а не штуках.
- Осмотрите на повреждения, вскрытие тары и упаковки. Порезы, сколы, вмятины, дыры — это нарушения целостности упаковки. Об этом нужно сообщить поставщику немедленно.
- Сверьте коды маркировки из накладной с полученными по факту. Как рознице работать с маркировкой, читайте здесь.
- Сравните наименования товаров на упаковке, сертификатах соответствия и товаросопроводительных документах. Так, если наименование мясной продукции на товарном ярлыке не совпадет с информацией в ветеринарно-сопроводительных документах, Россельхознадзор оштрафует на сумму от 10 до 20 тысяч руб. За что еще штрафуют рестораны.
- Сообщите поставщику немедленно, если выявили несоответствие. Больший срок на уведомление поставщика может быть установлен договором.
Обращайте внимание на цену товара. По условиям договора цена товара может определяться накладной, а не спецификацией или счетом на оплату. Такое условие удобно для небольших поставок при отсрочке платежа. Но рискованно. Если покупатель подпишет накладную с ошибочной ценой, оплачивать товар придется по цене накладной.
Товар можно сверять руками и глазами, а можно отсканировать специальным сканером, камерой мобильного телефона или терминалом сбора данных (ТСД). Тогда программа посчитает количество, не допустит ошибок в наименовании, распознает коды маркировок и акцизные марки.
Например, по накладной поставщика в магазин поступил пакет специй «ванилин 5 пачек», «перец молотый 10 пачек», «душистый горошек 15 пачек». Можно сортировать этот пакет и пересчитывать вручную, а можно процесс приемки автоматизировать с помощью телефона и приложения Saby Docs.
Другой пример. По накладной поставщика в магазин поступили «Белый ноутбук 300E4A», а в каталоге покупателя товар занесен как «Ноутбук белый». Можно сверять позиции вручную, а можно процесс приемки автоматизировать с помощью телефона и приложения Saby Docs.
Еще пример. На склад поступает алкогольная продукция. Покупатель обязан не просто принять товар, но и подтвердить его получение в ЕГАИС.
Как принимать товар по качеству и комплектности
Товар должен соответствовать требованиям договора, техническим условиям, требованиям о маркировке, иметь нужные сертификаты и сопроводительные документы.
При приемке осмотрите продукцию — полностью или выборочной проверкой. Покупатель имеет право не принимать некачественный товар с существенными недостатками, например:
Товар испорчен (ч. 2 ст. 478, ч. 1 ст. 518 ГК РФ). Имеет порезы, сколы, вмятины, дыры.
Продукция пришла просроченной либо сроки годности не совпадают с теми, которые указаны в договоре.
К товару нет нужной документации, комплектующих (ч. 2 ст. 464 ГК РФ). Например, нет инструкций по эксплуатации, сертификатов соответствия, технического паспорта.
Ассортимент товара не соответствует (ч. 2 ст. 468 ГК РФ). Договаривались о белых ящиках, доставлены черные.
Нет русифицированных этикеток. Если продаете иностранный товар — например, корейскую косметику, — на нем должны быть этикетки с информацией на русском языке. Это обязательное условие, иначе будет нарушена ст. 8 Закона о защите прав потребителей: покупатель имеет право на информацию о товаре на русском языке.
Если товар не соответствует условиям договора о качестве, покупатель обязан зафиксировать расхождение и предъявить поставщику претензию.
